Muitas transportadoras de cargas, que prestam serviços de transporte para outras empresas, precisam emitir um documento fiscal conhecido como CTe, ou Conhecimento de Transporte.
Caso a sua empresa esteja precisando emitir e você não sabe por onde começar, preparamos esse guia que vai te ajudar nesse caminho e tirar as suas dúvidas.
O que é CTe (Conhecimento de Transporte)?
Para começar de forma bem simples, CTe significa Conhecimento de Transporte Eletrônico. De forma semelhante à NFe (Nota Fiscal), o CTe também é um documento fiscal, mas para documentar os serviços de transporte.
Fazendo uma analogia: a NFe (Nota Fiscal) é emitida quando uma mercadoria é vendida. O CTe é o documento fiscal que é emitido para um transporte que será realizado.
Esse documento fiscal é emitido eletronicamente e armazenado de forma digital, e como todo documento fiscal ele deve ser assinado pela empresa que está emitindo, essa assinatura é feita com o certificado digital da empresa.
Resumindo, o CTe é um documento fiscal eletrônico.
Quem deve emitir CTe?
De forma sucinta, empresas que prestam serviço de transporte de mercadorias devem emitir o CTe. De acordo com o Ajuste SINIEF 9/07 o CTe deverá ser emitido pelo prestadores de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal.
O CTe substitui o antigo documento em papel conhecido como CTRC modelo 8. Se a sua empresa ainda emite esse documento em papel, agora precisa emitir o CTe eletrônico.
Para saber mais informações sobre o que é o CTe e quem precisa emitir, clique aqui.
CTe ou Nota Fiscal de Serviço (NFS)?
Conforme destacado anteriormente o CTe é o documento obrigatório para transporte de mercadorias em trajetos interestaduais (entre dois ou mais estados) e intermunicipais (entre dois ou mais municípios).
Para transporte dentro de um mesmo município não é necessário emissão do CTe, nesses casos o que precisa emitir é uma NFSe (Nota Fiscal de Serviço) que é emitida através do sistema da prefeitura do seu município.
Por que é necessário emitir CTe?
Além de ser uma obrigação fiscal, a emissão de CTe traz mais agilidade e confiabilidade na operação de transporte da sua empresa.
Muitos embarcadores (indústrias, frigoríficos, laticínios, etc) contratam apenas transportadores que possuem emissão de CTe, pois quando o transportador emite o CTe, a empresa contratante já recebe o documento fiscal, agilizando o pagamento pelo serviço de transporte e consequentemente profissionaliza o transportador.
Resumindo, CTe traz modernidade e profissionalismo para a sua empresa além de tranquilidade em saber que está em dia com as obrigações do fisco.
Requisitos para emitir CTe
Para começar a emitir o CTe a sua empresa precisará se adequar a algumas regras.
Se a sua empresa já emite CTe ou emitiu no passado, então será mais fácil a emissão, mas caso esteja começando a emitir, atente-se nos requisitos que irá precisar cumprir.
CNPJ e Inscrição Estadual
Caso a sua empresa ainda não esteja regularizada com um CNPJ e uma Inscrição Estadual, entre em contato com um escritório contábil para fazer a abertura da sua empresa e fazer a Inscrição Estadual junto à SEFAZ do seu estado.
É imprescindível ter o CNPJ e a Inscrição Estadual para emitir o CTe.
Certificado digital
Como o CTe é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, a validade jurídica desse documento é garantida por uma assinatura eletrónica qualificada.
Para fazer essa assinatura eletrônica é necessário um certificado digital, ou seja, o certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa. Sempre que um CTe é emitido ele deve ser assinado digitalmente pela empresa emissora do CTe.
Esse certificado digital deve ser do CNPJ da transportadora que estará emitindo o CTe.
Para saber mais sobre o que é um certificado digital e como conseguir um, visite o nosso artigo sobre certificado, clicando aqui: O que é um certificado digital.
RNTRC
Para uma transportadora poder prestar serviços de transporte de mercadorias no modal rodoviário é necessário ter um registro na ANTT (Agência Nacional de Transporte Terrestre).
Esse registro é conhecido como RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas).
Para mais informações e como fazer esse registro basta entrar no portal da ANTT clicando aqui: Portal ANTT.
Credenciamento na SEFAZ
Além de estar de acordo com esses itens citados anteriormente, a sua empresa precisa estar credenciada na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado, para emissão de CTe. Existem Secretarias diferentes em cada estado e com isso regras de credenciamento diferentes.
Na maioria dos estados o processo de credenciamento é automático, ou seja, a transportadora que tiver o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) correto de transporte de cargas vai automaticamente estar credenciada para emitir CTe.
Já em outros estados é preciso entrar com um pedido de credenciamento, algumas vezes cumprir alguns requisitos específicos daquele estado. Esse pedido de credenciamento é feito online diretamente no site da SEFAZ do seu estado. Normalmente é um processo simples.
Caso não esteja localizando o site da SEFAZ do seu estado, tente pesquisar pelo seguinte termo no Google: "credenciamento cte sefaz UF" onde UF vai substituir pela sigla do seu estado. Desta forma fica fácil de encontrar o portal da SEFAZ do seu estado para fazer o credenciamento.
Sistema Emissor de CTe
Um último requisito, porém o mais importante, é o sistema que irá utilizar para emitir o CTe. Esse sistema pode ser instalado no computador, pode ser na nuvem ou até mesmo mobile.
O sistema é a parte fundamental do processo de emissão de CTe pois é ele que vai fazer a comunicação entre o transportador e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
É imprescindível um sistema robusto e estável, pois ele precisa se comunicar com o governo via internet. Além disso, é indispensável que o sistema tenha um suporte técnico adequado. O governo muitas vezes usa uma linguagem mais formal e jurídica, o suporte serve para ajudar com isso e com o preenchimento do CTe.
Como emitir CTe para transporte de cargas
Agora que sabemos o que é necessário para emitir o CTe e quem precisa emitir, vejamos como emitir um CTe na prática.Para emitir um CTe o processo consiste basicamente nos seguintes passos:
1. No sistema emissor de CTe deve preencher os dados referentes ao transporte.
2. Depois de preencher os dados, o sistema envia essas informações para a SEFAZ.
3. A SEFAZ valida e se estiver tudo OK o CTe estará autorizado e pronto.
1. Preenchendo os dados exigidos no CTe
O primeiro passo é acessar o sistema emissor de CTe para preencher os dados referente ao transporte. Para cada transporte que for realizar, deve emitir um CTe. Esses dados que precisa preencher são referentes a: origem; destino; remetente; destinatário; informações da mercadoria, como por exemplo, peso, valor e outras informações fiscais como por exemplo CFOP, Classificação Tributária, etc.
A grande maioria desses dados constam na Nota Fiscal da mercadoria que vai ser transportada, alguns sistemas têm a opção de importar essa Nota Fiscal e então o próprio sistema preenche os dados de forma automática facilitando o processo de preenchimento.
2. Enviando as informações para a SEFAZ
Depois de preencher as informações do CTe no sistema emissor, vai precisar enviar essas informações para a SEFAZ.
Esse processo exige o certificado digital, pois o sistema vai assinar o CTe antes de enviar para a SEFAZ. Tudo isso é feito pelo sistema emissor, você precisa apenas mandar o sistema fazer isso, clicando em um botão, o resto do trabalho é o sistema que faz.
3. Autorização do CTe
O último passo do processo de emissão do CTe é a validação feita pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Quando o documento é enviado através do sistema emissor, a SEFAZ recebe esse documento e analisa os dados preenchidos além de outras informações da transportadora emitente. Depois de analisado, retorna uma mensagem para o sistema informando se o CTe foi autorizado ou rejeitado. Caso esteja tudo certo o CTe será autorizado e estará pronto.
Abaixo a imagem ilustra o processo de emissão.
Tipos de CTe
Existem alguns tipos de CTe. Dependendo do tipo de transporte a ser realizado deverá ser feito um tipo específico de CTe. A seguir será explicado de forma breve alguns tipos de CTe mais comuns.
Vale lembrar que uma transportadora pode emitir diversos tipos de CTe, não ficando limitada a emitir sempre o mesmo tipo.
CTe Globalizado
De acordo com a Resolução da SEFAZ nº 2833 de Abril de 2017 o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) Globalizado é um tipo de CTe que possibilita a emissão de um único documento para a realização de transporte com mais de um destinatário ou remetente.
Esse tipo de CTe precisa obedecer algumas regras. Para saber se a sua empresa pode emitir o CTe Globalizado, confira o nosso artigo clicando aqui: Como emitir CTe Globalizado.
CTe de Subcontratação
Um CTe de Subcontratação é feito quando acontece uma subcontratação de um serviço de transporte por outra transportadora.
Caso a sua transportadora seja contratada por outra transportadora você deve emitir um CTe de Subcontratação utilizando como base o CTe emitido pela primeira transportadora.
Esse processo, envolvendo outras transportadoras no transporte das mercadorias, tem algumas variações além da Subcontratação. Mais detalhes sobre esse Tipo de Transporte e suas variações acesse o nosso artigo clicando aqui: CTe de Subcontratação, Redespacho ou Redespacho Intermediário.
Errou o CTe e não pode mais cancelar?
É comum acontecer de cometer algum erro na hora de emitir o CTe, erros como por exemplo, informar o cliente errado, ou então o valor da prestação do serviço errada, entre outros erros.
Quando isso acontece, existem algumas formas de corrigir. A primeira opção é sempre cancelar o CTe e fazer um novo, mas nem sempre é possível fazer o cancelamento do CTe pois isso irá depender de outros fatores.
Caso não consiga cancelar o CTe, dependendo do erro, pode ser feito outro procedimento para correção.
Algumas dessas alternativas são o CTe de Complemento de Valores ou Anulação e Substituição, além da Carta de Correção.
Quando fazer uma carta de correção
A carta de correção poderá ser utilizada em situações onde a informação incorreta não é tão relevante.
Por exemplo, caso tenha errado o peso da mercadoria, ou então faltou preencher alguma observação e não pode mais cancelar o CTe, pode fazer uma carta de correção informando especificamente qual é o campo errado e qual o novo valor para aquele campo.
Para mais informações sobre a carta de correção poderá acessar o nosso artigo sobre, clicando aqui: Carta de correção: Tudo o que você precisa saber.
Quando emitir CTe de Complemento de valores
O CTe de complemento de valores tem apenas uma função, como o próprio nome diz, é complementar valores de algum CTe.
Por exemplo, foi emitido um CTe com o valor de 1000,00 (mil reais) mas na verdade deveria ter sido 1200,00 (mil e duzentos reais) pode-se fazer um CTe de Complemento de Valores no valor de 200,00 (duzentos reais) e nesse CTe de complemento irá dizer que está complementando o CTe de número tal feito anteriormente. Para saber mais sobre o CTe de Complemento de Valores, acesse este artigo: CTe de Complemento de Valores - Tudo o que precisa saber.
Quando emitir CTe de Anulação e Substituição
A última alternativa quando não se pode mais cancelar o CTe, é o processo de Anulação e Substituição.
A anulação serve para anular valores referentes ao CTe e Substituir por um CTe com o novo valor corrigido. Além de poder usar para corrigir valores, pode ser usado para trocar o tomador de um CTe.
Esse processo de anulação e substituição envolve o tomador, pois é necessário que o cliente informado no cte emita um evento de prestação de serviço em desacordo. Para mais detalhes de como fazer isso, confira o nosso artigo, clicando aqui: Para que serve e como fazer Anulação e Substituição de CTe.
