Muitas transportadoras de cargas, que prestam serviços de transporte para outras empresas, precisam emitir um documento fiscal conhecido como CTe, ou Conhecimento de Transporte.
Caso a sua empresa esteja precisando emitir e você não sabe por onde começar, preparamos esse guia que vai te ajudar nesse caminho e tirar as suas dúvidas.
O que é CTe (Conhecimento de Transporte)?
Para começar de forma bem simples, CTe significa Conhecimento de Transporte Eletrônico. De forma semelhante à NFe (Nota Fiscal), o CTe também é um documento fiscal, mas para documentar os serviços de transporte.
Fazendo uma analogia: a NFe (Nota Fiscal) é emitida quando uma mercadoria é vendida. O CTe é o documento fiscal que é emitido para um transporte que será realizado.
Esse documento fiscal é emitido eletronicamente e armazenado de forma digital, e como todo documento fiscal ele deve ser assinado pela empresa que está emitindo, essa assinatura é feita com o certificado digital da empresa.
Resumindo, o CTe é um documento fiscal eletrônico.
Quem deve emitir CTe?
De forma sucinta, empresas que prestam serviço de transporte de mercadorias devem emitir o CTe. De acordo com o Ajuste SINIEF 9/07 o CTe deverá ser emitido pelo prestadores de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal.
O CTe substitui o antigo documento em papel conhecido como CTRC modelo 8. Se a sua empresa ainda emite esse documento em papel, agora precisa emitir o CTe eletrônico.
Para saber mais informações sobre o que é o CTe e quem precisa emitir, clique aqui.
CTe ou Nota Fiscal de Serviço (NFS)?
Conforme destacado anteriormente o CTe é o documento obrigatório para transporte de mercadorias em trajetos interestaduais (entre dois ou mais estados) e intermunicipais (entre dois ou mais municípios).
Para transporte dentro de um mesmo município não é necessário emissão do CTe, nesses casos o que precisa emitir é uma NFSe (Nota Fiscal de Serviço) que é emitida através do sistema da prefeitura do seu município.
Por que é necessário emitir CTe?
Além de ser uma obrigação fiscal, a emissão de CTe traz mais agilidade e confiabilidade na operação de transporte da sua empresa.
Muitos embarcadores (indústrias, frigoríficos, laticínios, etc) contratam apenas transportadores que possuem emissão de CTe, pois quando o transportador emite o CTe, a empresa contratante já recebe o documento fiscal, agilizando o pagamento pelo serviço de transporte e consequentemente profissionaliza o transportador.
Resumindo, CTe traz modernidade e profissionalismo para a sua empresa além de tranquilidade em saber que está em dia com as obrigações do fisco.
Requisitos para emitir CTe
Para começar a emitir o CTe a sua empresa precisará se adequar a algumas regras.
Se a sua empresa já emite CTe ou emitiu no passado, então será mais fácil a emissão, mas caso esteja começando a emitir, atente-se nos requisitos que irá precisar cumprir.
CNPJ e Inscrição Estadual
Caso a sua empresa ainda não esteja regularizada com um CNPJ e uma Inscrição Estadual, entre em contato com um escritório contábil para fazer a abertura da sua empresa e fazer a Inscrição Estadual junto à SEFAZ do seu estado.
É imprescindível ter o CNPJ e a Inscrição Estadual para emitir o CTe.
Certificado digital
Como o CTe é um documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, a validade jurídica desse documento é garantida por uma assinatura eletrônica qualificada.
Para fazer essa assinatura eletrônica é necessário um certificado digital, ou seja, o certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa. Sempre que um CTe é emitido ele deve ser assinado digitalmente pela empresa emissora do CTe.
Esse certificado digital deve ser do CNPJ da transportadora que estará emitindo o CTe.
Para saber mais sobre o que é um certificado digital e como conseguir um, visite o nosso artigo sobre certificado, clicando aqui: O que é um certificado digital.
RNTRC
Para uma transportadora poder prestar serviços de transporte de mercadorias no modal rodoviário é necessário ter um registro na ANTT (Agência Nacional de Transporte Terrestre).
Esse registro é conhecido como RNTRC (Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas).
Para mais informações e como fazer esse registro basta entrar no portal da ANTT clicando aqui: Portal ANTT.
Credenciamento na SEFAZ
Além de estar de acordo com esses itens citados anteriormente, a sua empresa precisa estar credenciada na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado, para emissão de CTe. Existem Secretarias diferentes em cada estado e com isso regras de credenciamento diferentes.
Na maioria dos estados o processo de credenciamento é automático, ou seja, a transportadora que tiver o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) correto de transporte de cargas vai automaticamente estar credenciada para emitir CTe.
Já em outros estados é preciso entrar com um pedido de credenciamento, algumas vezes cumprir alguns requisitos específicos daquele estado. Esse pedido de credenciamento é feito online diretamente no site da SEFAZ do seu estado. Normalmente é um processo simples.
Caso não esteja localizando o site da SEFAZ do seu estado, tente pesquisar pelo seguinte termo no Google: "credenciamento cte sefaz UF" onde UF vai substituir pela sigla do seu estado. Desta forma fica fácil de encontrar o portal da SEFAZ do seu estado para fazer o credenciamento.
Sistema Emissor de CTe
Um último requisito, porém o mais importante, é o sistema que irá utilizar para emitir o CTe. Esse sistema pode ser instalado no computador, pode ser na nuvem ou até mesmo mobile.
O sistema é a parte fundamental do processo de emissão de CTe pois é ele que vai fazer a comunicação entre o transportador e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
É imprescindível um sistema robusto e estável, pois ele precisa se comunicar com o governo via internet. Além disso, é indispensável que o sistema tenha um suporte técnico adequado. O governo muitas vezes usa uma linguagem mais formal e jurídica, o suporte serve para ajudar com isso e com o preenchimento do CTe.
MEI (Microempreendedor) pode emitir CTe?
Sim. Uma empresa, mesmo que seja do tipo MEI, atualmente pode emitir documentos fiscais eletrônicos normalmente. Atendendo aos requisitos citados anteriormente irá conseguir emitir sem problemas, da mesma forma que qualquer outro tipo de empresa emite.
Como emitir CTe para transporte de cargas
Agora que sabemos o que é necessário para emitir o CTe e quem precisa emitir, vejamos como emitir um CTe na prática.Para emitir um CTe o processo consiste basicamente nos seguintes passos:
1. No sistema emissor de CTe deve preencher os dados referentes ao transporte.
2. Depois de preencher os dados, o sistema envia essas informações para a SEFAZ.
3. A SEFAZ valida e se estiver tudo OK o CTe estará autorizado e pronto.
1. Preenchendo os dados exigidos no CTe
O primeiro passo é acessar o sistema emissor de CTe para preencher os dados referente ao transporte. Para cada transporte que for realizar, deve emitir um CTe. Esses dados que precisa preencher são referentes a: origem; destino; remetente; destinatário; informações da mercadoria, como por exemplo, peso, valor e outras informações fiscais como por exemplo CFOP, Classificação Tributária, etc.
A grande maioria desses dados constam na Nota Fiscal da mercadoria que vai ser transportada, alguns sistemas têm a opção de importar essa Nota Fiscal e então o próprio sistema preenche os dados de forma automática facilitando o processo de preenchimento.
2. Enviando as informações para a SEFAZ
Depois de preencher as informações do CTe no sistema emissor, vai precisar enviar essas informações para a SEFAZ.
Esse processo exige o certificado digital, pois o sistema vai assinar o CTe antes de enviar para a SEFAZ. Tudo isso é feito pelo sistema emissor, você precisa apenas mandar o sistema fazer isso, clicando em um botão, o resto do trabalho é o sistema que faz.
3. Autorização do CTe
O último passo do processo de emissão do CTe é a validação feita pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Quando o documento é enviado através do sistema emissor, a SEFAZ recebe esse documento e analisa os dados preenchidos além de outras informações da transportadora emitente. Depois de analisado, retorna uma mensagem para o sistema informando se o CTe foi autorizado ou rejeitado. Caso esteja tudo certo o CTe será autorizado e estará pronto.
Abaixo a imagem ilustra o processo de emissão.
Tipos de CTe
Existem alguns tipos de CTe. Dependendo do tipo de transporte a ser realizado deverá ser feito um tipo específico de CTe. A seguir será explicado de forma breve alguns tipos de CTe mais comuns.
Vale lembrar que uma transportadora pode emitir diversos tipos de CTe, não ficando limitada a emitir sempre o mesmo tipo.
CTe Globalizado
De acordo com a Resolução da SEFAZ nº 2833 de Abril de 2017 o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) Globalizado é um tipo de CTe que possibilita a emissão de um único documento para a realização de transporte com mais de um destinatário ou remetente.
Esse tipo de CTe precisa obedecer algumas regras. Para saber se a sua empresa pode emitir o CTe Globalizado, confira o nosso artigo clicando aqui: Como emitir CTe Globalizado.
CTe de Subcontratação
Um CTe de Subcontratação é feito quando acontece uma subcontratação de um serviço de transporte por outra transportadora.
Caso a sua transportadora seja contratada por outra transportadora você deve emitir um CTe de Subcontratação utilizando como base o CTe emitido pela primeira transportadora.
Esse processo, envolvendo outras transportadoras no transporte das mercadorias, tem algumas variações além da Subcontratação. Mais detalhes sobre esse Tipo de Transporte e suas variações acesse o nosso artigo clicando aqui: CTe de Subcontratação, Redespacho ou Redespacho Intermediário.
Errou o CTe e não pode mais cancelar?
É comum acontecer de cometer algum erro na hora de emitir o CTe, erros como por exemplo, informar o cliente errado, ou então o valor da prestação do serviço errada, entre outros erros.
Quando isso acontece, existem algumas formas de corrigir. A primeira opção é sempre cancelar o CTe e fazer um novo, mas nem sempre é possível fazer o cancelamento do CTe pois isso irá depender de outros fatores.
Caso não consiga cancelar o CTe, dependendo do erro, pode ser feito outro procedimento para correção.
Algumas dessas alternativas são o CTe de Complemento de Valores ou a Substituição, além da Carta de Correção.
Quando fazer uma carta de correção
A carta de correção poderá ser utilizada em situações onde a informação incorreta não é tão relevante.
Por exemplo, caso tenha errado o peso da mercadoria, ou então faltou preencher alguma observação e não pode mais cancelar o CTe, pode fazer uma carta de correção informando especificamente qual é o campo errado e qual o novo valor para aquele campo.
Para mais informações sobre a carta de correção poderá acessar o nosso artigo sobre, clicando aqui: Carta de correção: Tudo o que você precisa saber.
Quando emitir CTe de Complemento de valores
O CTe de complemento de valores tem apenas uma função, como o próprio nome diz, é complementar valores de algum CTe.
Por exemplo, foi emitido um CTe com o valor de 1000,00 (mil reais) mas na verdade deveria ter sido 1200,00 (mil e duzentos reais) pode-se fazer um CTe de Complemento de Valores no valor de 200,00 (duzentos reais) e nesse CTe de complemento irá dizer que está complementando o CTe de número tal feito anteriormente. Para saber mais sobre o CTe de Complemento de Valores, acesse este artigo: CTe de Complemento de Valores - Tudo o que precisa saber.
Quando emitir CTe de Substituição
A última alternativa quando não se pode mais cancelar o CTe, é o processo de Substituição.
A Substituição serve para, como o próprio nome diz, substituir por um CTe com as informações corretas. Além de poder usar para corrigir valores, pode ser usado para trocar o tomador de um CTe.
Esse processo de substituição envolve o tomador, pois é necessário que o cliente informado no cte emita um evento de prestação de serviço em desacordo. Para mais detalhes de como fazer isso, confira o nosso artigo, clicando aqui: Para que serve e como fazer Substituição de CTe.
