Lei sobre armazenamento
Todo documento fiscal emitido gera um arquivo XML, e esse arquivo XML deve ser armazenado.
De acordo com os ajustes SINIEF os documentos fiscais devem ser mantidos em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária, devendo ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
O prazo referido acima pode ser encontrando no CTN (Código tributário Nacional) nos artigos 173, 174 e 196. São artigos que mencionam o período de 5 anos, ou seja, o governo pode solicitar registros fiscais de até 5 anos atrás, por isso fala-se em 5 anos de prazo de armazenamento.
Multas e penalidades
Além das multas pela falta de emissão de documentos fiscais, o governo pode multar por não ter os documentos disponíveis para eventuais consultas futuras em auditorias. As multas são definidas pelo governo de cada estado, por exemplo em São Paulo, podem chegar a 397,00 por documento faltante.
Para evitar esse tipo de problema é indispensável o armazenamento dos documentos emitidos, por pelo menos 5 anos.
Como deve ser armazenado
Os documentos podem ser armazenados em formato digital, utilizando pen drives, HDs ou CDs. Uma alternativa melhor seria o armazentamento em nuvem com backup diário das informações.
A melhor forma de armazenar seria na nuvem, pois as tecnologias com vários backups garantem uma maior segurança dos arquivos.
A Coral Sistemas possui um sistema para emissão de documentos que já possui o serviço de armazenamento em nuvem garantindo uma maior segurança e tranquilidade com relação aos seus documentos fiscais.
