O que é NFe?
NFe significa Nota Fiscal Eletrônica. É um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente.
Tem o objetivo fiscal de documentar uma operação de circulação de mercadorias.
Tem validade jurídica garantida pela assinatura digital do emitente da NFe e da autorização de uso dada pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
Quais documentos a NFe Substitui?
Conforme Ajuste Sinief 07/05 a NF-e substitui a nota fiscal modelo 1 / 1A, que é utilizada, em regra, para documentar transações comerciais com mercadorias entre pessoas jurídicas.
Em todas as hipóteses previstas na legislação em que esses documentos possam a ser utilizados. Ou seja, para entrada, operações de importação, operações de exportação, operações interestaduais ou ainda operações de simples remessa deve ser emitido a NFe (modelo 55).
Também pode ser utilizada em substituição à Nota Fiscal de Produtor, modelo 4. (Ajuste SINIEF 15/2010)
Quem deve emitir NFe - Nota Fiscal Eletrônica?
De forma simplificada, as empresas que fazem venda de mercadorias, devolução de mercadorias, entre outros tipos de circulação de mercadorias devem emitir a NFe.
Vai depender também do estado onde está inscrito a sua empresa, pois cada estado define as regras de obrigatoriedade de emissão de NFe. Ou seja, pode ser que em Santa Catarina, por exemplo, não precise emitir notas, mas em outro estado seja obrigatório.
Mas para resumir se a sua empresa vende mercadorias precisa emitir a nota fiscal. Para ter certeza verifique a legislação do seu estado ou converse com a sua contabilidade.
Por que emitir NFe e quais as vantagens?
Além de ser um documento obrigatório para algumas empresas, para outras não há essa obrigatoriedade, mas podem mesmo assim optar por emitir a NFe. Veja quais os benefícios para a empresa que emite e para o cliente.
A emissão da NFe (Nota Fiscal Eletrônica) traz como principal vantagem a profissionalização da sua empresa, além de reduzir custos e tempo com armazenamento e emissão de documentos em papel.
Por se tratar de um documento eletrônico fica mais organizado e fácil o armazenamento desses arquivos, sem ter a necessidade de escanear os documentos antigamente emitidos em papel.
Mais transparência com as questões fiscais. Com a emissão da NFe as informações são enviadas para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) e tudo fica registrado no serviço da SEFAZ, isso traz segurança para a operação da sua empresa.
Para os clientes podemos citar as seguintes vantagens:
O cliente não precisará digitar os dados de entrada da nota fiscal, o sistema que ele usar poderá importar o arquivo digital da NFe, evitando erros ao lançar as entradas de mercadoria e agilizando bastante o trabalho.
A NFe melhora as questões logísticas também pois assim que for emitida a NFe e informado o transportador na nota, o mesmo terá acesso rápido a nota e com isso dá início ao processo de transporte.
Mais confiança para o cliente por se tratar de um documento que estará armazenado no site do governo e poderá ser consultado e validado no portal nacional da NFe.
O que é necessário para emitir NFe?
Se a sua empresa precisa emitir NFe e não sabe por onde começar ou o que precisa para emitir, acompanhe abaixo os requisitos necessários para emissão da Nota Fiscal Eletrônica.
CNPJ e Inscrição Estadual
Para poder emitir esse documento fiscal a sua empresa precisa estar inscrita na SEFAZ do seu estado, ou seja, precisa ser contribuinte de ICMS.
Caso a sua empresa ainda não esteja formalizada com CNPJ e Inscrição Estadual, recomendamos entrar em contato com um escritório de contabilidade para regularizar isso para poder emitir as notas fiscais.
Mesmo que a sua empresa seja do tipo MEI (Microempreendedor Individual) pode emitir NFe normalmente.
Certificado digital
Como explicado anteriormente, a NFe é um documento emitido e armazenado de forma eletrônica, ou seja, existe apenas em meio digital, portanto para dar validade jurídica para a NFe, ela é assinada de forma digital usando um certificado digital padrão ICP-Brasil.
O certificado digital é a assinatura eletrônica da empresa. Sempre que uma NFe é emitida ela deve ser assinada digitalmente pela empresa emissora da NFe.
Esse certificado digital deve ser do CNPJ da empresa que estará emitindo a NFe.
Para saber mais sobre o que é um certificado digital e como conseguir um, visite o nosso artigo sobre certificado, clicando aqui: O que é um certificado digital.
Credenciamento na SEFAZ
Além de estar de acordo com esses itens citados anteriormente, a sua empresa precisa estar credenciada na SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado, para emissão da NFe. Existem secretarias diferentes em cada estado e com isso regras de credenciamento diferentes.
Na maioria dos estados o processo de credenciamento é automático, ou seja, a empresa que tiver o CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) que se enquadre na obrigatoriedade de emissão da NFe vai automaticamente estar credenciada para emitir a Nota Fiscal Eletrônica.
Em alguns estados é preciso entrar com um pedido de credenciamento, algumas vezes cumprir alguns requisitos específicos daquele estado. Esse pedido de credenciamento é feito online diretamente no site da SEFAZ do seu estado. Normalmente é um processo simples.
Caso não esteja localizando o site da SEFAZ do seu estado, tente pesquisar pelo seguinte termo no Google: "credenciamento nfe sefaz UF" onde UF vai substituir pela sigla do seu estado. Desta forma fica fácil de encontrar o portal da SEFAZ do seu estado para fazer o credenciamento.
Software emissor de NFe
Um último requisito, porém o mais importante, é o sistema que irá utilizar para emitir as Notas Fiscais Eletrônicas (NFe). Ele pode ser instalado no computador, pode ser na nuvem ou até mesmo mobile.
O sistema é a parte fundamental do processo de emissão de Notas Fiscais pois é ele que vai fazer a comunicação entre a empresa emitente e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
É imprescindível um sistema robusto e estável, pois ele precisa se comunicar com o governo via internet. Além disso, é indispensável que o sistema tenha um suporte técnico adequado. O governo muitas vezes usa uma linguagem mais formal e jurídica, o suporte serve para ajudar com isso e com o preenchimento da NFe.
As pequenas e médias empresas podem emitir NFe?
Sim, independente do porte da empresa, se essa estiver obrigada a emitir a NFe, deverá emitir. As empresas que não estiverem obrigadas poderão, voluntariamente, emitir também e aproveitar dos benefícios mencionados anteriormente.
Como emitir NFe - Nota Fiscal Eletrônica?
Se a sua empresa já possui os requisitos necessários, listados anteriormente, para a emissão de NFe, pode dar início a emissão desses documentos. Veremos como fazer uma NFe na prática. Resumidamente os passos para a emissão são os seguintes:
1. No sistema emissor de NFe deve preencher os dados referentes à operação de comercialização.
2. Depois de preencher os dados, o sistema envia essas informações para a SEFAZ.
3. A SEFAZ valida e se estiver tudo OK, a NFe estará autorizada e pronta.
1. Preenchendo os dados da Nota Fiscal
No primeiro uso do software para emissão da NFe irá precisar algumas informações, como por exemplo, o certificado digital.
Com tudo configurado no sistema, basta preencher os dados referentes a operação de comercialização de mercadorias, ou devolução dependendo da NFe.
Basicamente o que vai preencher são dados do cliente/destinatário; os produtos que estão sendo vendidos; valores; valores de impostos, se necessário e forma de pagamento.
2. Enviando as informações para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda)
Depois de preencher as informações da nota fiscal, basta enviar para a SEFAZ.
Nesse passo o sistema irá reunir os dados da sua empresa com os dados da nota e enviar essas informações para a SEFAZ. Para isso é necessário o certificado digital que será usado para fazer a assinatura da NFe.
Tudo isso é automaticamente feito pelo sistema emissor, não precisa se preocupar em como é feito a assinatura por exemplo.
3. Autorização da NFe - Nota Fiscal Eletrônica.
O último passo é a validação feita pela Secretaria da Fazenda.
Todos os dados enviados pelo sistema, no passo anterior, serão validados conferidos com as informações da sua empresa que constam na SEFAZ.
Caso esteja faltando alguma informação ou algum dado esteja errado, a SEFAZ retorna uma mensagem rejeitando a NFe informando o motivo da rejeição, nesse caso basta ajustar e reenviar para a SEFAZ.
Caso esteja tudo OK, a NFe será autorizada pela SEFAZ e a partir desse momento a NFe passa a ter validade jurídica.
A imagem abaixo ilustra esse processo de forma bem simples.
Armazenamento das Notas Fiscais
Por padrão, as notas fiscais emitidas devem ser armazenadas por pelo menos 5 anos. Essa regra pode não se aplicar em todos os estados ou mudar de estado para estado.
Verifique a legislação tributária para guarda de documentos fiscais no seu estado.
Como a NFe é um documento eletrônico, não é necessário armazenar a nota impressa (DANFE) apenas os arquivos XML de cada nota.
