Empresas que fazem transporte de mercadorias, mesmo que contrate um terceiro, precisam emitir o Manifesto de Documentos Fiscais (MDFe), também conhecido como Manifesto de Carga. Por exemplo, indústrias que precisam entregar a própria produção, ou até mesmo na compra de mercadorias. Em resumo, quem ficará responsável pelo transporte deverá emitir o MDFe.
Preparamos um guia completo para quem precisa emitir o MDFe. Confira a seguir e tire as suas dúvidas sobre esse documento fiscal.
O que é MDFe?
A sigla MDFe significa Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico. O MDFe é um documento fiscal e todo documento fiscal possui um código de modelo para identificação, nesse caso o MDFe é o modelo 58.
Assim como qualquer outro documento fiscal eletrônico, o MDFe é emitido e armazenado de forma digital. Ou seja, para emitir o MDF é necessário ter uma assinatura digital que é conhecida como Certificado Digital.
Quem deve emitir o MDFe?
Basicamente qualquer empresa que esteja fazendo transporte comercial de mercadorias. Isso significa que se a sua empresa está comprando uma mercadoria ou vendendo, ou apenas prestando o serviço de transporte (que é o caso de uma transportadora) deve emitir o MDFe.
Mesmo que esteja contratando um terceiro, a empresa que fica responsável pelo transporte deve emitir o Manifesto.
Para ser mais técnico, segundo o Ajuste SINIEF 21/10: “...deverá ser utilizado pelos contribuintes do Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal…”
Por que é necessário emitir MDFe?
Além de ser obrigatória a emissão desse documento para fins de fiscalização por parte dos órgãos reguladores do transporte, o MDFe traz algumas vantagens para o emitente, para os contabilistas, para o fisco e também para a sociedade.
As principais vantagens são na redução de tempo e praticidade da emissão desses documentos já que são documentos eletrônicos e são feitos via software, na maioria das vezes de forma automatizada.
Outra vantagem relevante é com relação à fiscalização, que fica mais ágil por já ter a maioria das informações da carga e transporte em um documento só.
Requisitos para emitir MDFe
A emissão do MDFe é mais simples do que outros documentos fiscais, pois normalmente a empresa que precisa emitir MDFe já emite algum outro documento, por exemplo CTe (no caso de transportadoras) ou NFe (no caso industrias, comercio, distribuidoras, etc).
Devido a isso não existe um credenciamento para emissão de MDFe no portal da SEFAZ do seu estado. Logo em seguida falaremos um pouco sobre o credenciamento.
O que uma empresa precisa ter para emitir o MDFe é o seguinte:
Inscrição Estadual
Caso a sua empresa ainda não esteja regularizada com uma Inscrição Estadual, entre em contato com um escritório contábil para fazer a abertura da sua empresa e fazer a Inscrição Estadual junto à SEFAZ do seu estado.
É imprescindível ter a Inscrição Estadual para emitir o MDFe.
Certificado digital
Assim como qualquer outro documento fiscal eletrônico, para emissão do MDFe é necessário ter um certificado digital, pois é ele que fará a assinatura digital do Manifesto de Carga.
De forma bem resumida o certificado digital é a assinatura digital da empresa. Antigamente quando os documentos fiscais eram emitidos em papel essa assinatura era feita a mão mesmo. Hoje em dia os documentos fiscais são digitais e são assinados digitalmente. O certificado digital pode ser comparado à caneta que era usada antigamente para assinar os documentos em papéis.
Saiba mais sobre o certificado digital acessando esse artigo: O que é um certificado digital.
Credenciamento na SEFAZ
Diferente de outros documentos fiscais, o Manifesto de carga não tem um credenciamento específico pelo site da SEFAZ. Esse documento é automaticamente liberado para as empresas que já estão credenciadas a emitir NFe ou CTe.
Caso a sua empresa esteja credenciada para emitir NFe e/ou CTe e não esteja conseguindo emitir o MDFe por falta de credenciamento, precisará entrar em contato com a SEFAZ do seu estado para verificar o problema.
Sistema emissor de MDFe
Por fim, o que precisa para emitir o MDFe (Manifesto de documentos fiscais) é um sistema emissor de MDFe. Como já dito anteriormente o MDFe é um documento eletrônico e por isso se faz necessário um software que tenha integração com a SEFAZ.
O sistema é a parte fundamental do processo de emissão de MDFe pois é ele que vai fazer a comunicação entre o transportador e a SEFAZ (Secretaria da Fazenda).
É muito importante ter um sistema robusto e estável, pois o sistema irá se comunicar com os servidores do governo. E além disso um suporte técnico é essencial para ajudar com a emissão ou com questões burocráticas que envolvem a emissão desse tipo de documento.
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Como emitir MDFe para transporte de cargas
Agora que já sabe o que é o MDFe e o que precisa para emitir vamos explorar um pouco a parte prática. A emissão do Manifesto.
Basicamente o passo a passo para emitir o MDFe é acessar o sistema de emissão, preencher os dados de transporte e fazer o envio para a SEFAZ, que por sua vez vai validar os dados preenchidos e autorizar o uso do MDFe.
Preenchendo os dados do transporte no MDFe
Depois de acessar o sistema de emissão de MDFe, vai precisar preencher os dados referentes a mercadoria que será transportada e informações referentes a veículo e motorista. Informações como por exemplo, peso da mercadoria, chave de acesso do documento fiscal da mercadoria ou do CTe para o caso de transporte de mercadorias de terceiros.
Preenche também as informações de origem, destino, cidade de carregamento, cidade de descarregamento, placa do veículo que fará o transporte, motorista, etc.
Alguns sistemas têm a possibilidade de importar a nota fiscal da mercadoria e o sistema faz todo esse trabalho para você. No caso o emissor da Coral Sistemas possui essa funcionalidade que facilita muito o processo de emissão.
Enviando as informações para a SEFAZ
Essa etapa é feita através do sistema emissor também. Depois de preencher todas as informações necessárias, o sistema irá enviar os dados do MDFe para a SEFAZ, que irá retornar uma mensagem dizendo se está faltando alguma coisa ou se tem algum dado errado.
Esse processo todo é feito via sistema e normalmente não leva mais que 5 segundos.
Autorizando o MDFe
Caso esteja tudo certo com os dados enviados para a SEFAZ, o MDFe será autorizado e irá aparecer a mensagem de “Autorizado o uso do MDFe”.
Feito isso o MDFe está pronto para imprimir (caso necessário) ou enviar para o cliente ou motorista. Tudo isso pode ser feito diretamente de dentro do software. Que é o caso do emissor da Coral Sistemas onde pode escolher para qual email enviar de dentro do próprio sistema.
A imagem abaixo ilustra o processo de emissão do MDFe
Tipos de MDFe
Existem 3 tipos de Manifesto: Manifesto de carga própria, manifesto de transportador e manifesto de transportador que emitirá CTe Globalizado. Nesse artigo iremos falar sobre os dois tipos mais comuns que é o MDFe para transporte de carga própria e o outro tipo de MDFe que é emitido por transportadores.
Manifesto de Carga Própria
Esse é o tipo de manifesto utilizado por empresas que precisam transportar a própria mercadoria, ou seja, se a sua empresa, seja ela uma indústria ou um comércio e vende a própria mercadoria ou compra e vai se responsabilizar pelo transporte então vai emitir um MDFe do tipo carga própria utilizando diretamente a nota fiscal da mercadoria, mesmo que contrate um terceiro para fazer o transporte, o tipo de manifesto é o de transporte de carga própria. O tipo de manifesto diz respeito a carga que está sendo transportada.
Manifesto de Transportador
Esse tipo de MDFe é emitido por transportadoras, como o próprio nome já diz. Quando a mercadoria transportada não é da empresa emitente, isso caracteriza uma prestação de serviço de transporte. Desta forma o emitente deve emitir um CTe e depois emitir o MDFe vinculando o CTe.
Para esse tipo de Manifesto algumas informações a mais são obrigatórias que é o caso das informações do seguro da carga.
Quando encerrar o MDFe
Depois de emitido o MDFe e autorizado pela SEFAZ, o transportador iniciará a viagem com a mercadoria, as notas das mercadorias e outros documentos se necessário.
Assim que o transporte for finalizado, ou seja, quando descarregar a última mercadoria é que o MDFe deve ser encerrado informando o município onde finalizou ou transporte e data de encerramento.
Em alguns casos é possível encerrar o MDFe não apenas no término do transporte mas também ao longo do percurso. Isso pode ser feito, por exemplo, quando tem novos carregamentos ao longo do trajeto, neste caso encerra o MDFe e faz um novo com as novas notas carregadas juntando com as notas que já tinha no veículo.
Como cancelar o MDFe
Depois de feito o Manifesto e autorizado pela SEFAZ ainda é possível cancelá-lo caso tenha notado que alguma informação ficou incorreta ou faltando algum dado.
O prazo para cancelamento do MDFe é de 24 horas, desde que ainda não tenha sido verificada a circulação desse MDFe, ou seja, se o transporte já iniciou e o veículo já passou em algum posto fiscal ou radar da ANTT, então o MDFe automaticamente fica impedido de cancelar.
Particularidades do MDFe
Como dito anteriormente o MDFe tem o objetivo de documentar o transporte que será realizado. Precisa seguir algumas regras quando o transporte é interestadual.
O MDFe agrupa transportes de acordo com o estado de descarregamento. É importante saber isso pois caso a sua empresa faça duas entregas em dois estados diferentes, por exemplo, é necessário fazer um MDFe para cada estado de destino. Isso é uma das particularidades do MDFe que acaba confundindo muitas empresas, além de outros casos quando ocorre carregamento ao longo do percurso ou transbordo de mercadorias.
Em nosso blog você pode buscar por "MDFe" no campo de pesquisa e encontrar vários artigos que aprofundam mais os detalhes na emissão do Manifesto de Carga.
Dúvidas ou sugestões?
Ficou alguma dúvida sobre a emissão de MDFe? Tem alguma sugestão de conteúdo relacionado a MDFe para incluir aqui? Entre em contato conosco. Será um prazer conversar sobre o Manifesto.
